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Googleドキュメントを活用しよう！
はじめまして、annriです。
突然ですが、ライターの皆さま、普段どのような方法で執筆されていますか？
Word、Googleドキュメントなど色々な方法がありますが、私annriは「Googleドキュメント」を多用しています。
ライターになった初めの頃は、クライアントからもらうテンプレートがWordだったりすると、そのまま何となくWordで作業していたのですが、Wordは私のPCでは重く執筆がなかなか進まないという状況が続きました。
そんな時、Googleのワード機能「Googleドキュメント」のことを思い出し、試しに執筆に使ってみたところ思いがけずスイスイ執筆作業が進んだのです。
経験あるライターの皆さんにとっては当たり前のことかもしれませんが、私にとってはGoogleドキュメントでの執筆はこんなに楽なのか！と衝撃でした。クライアントによっては、WordじゃなくてもGoogleドキュメントのまま納品でもOKというクライアントもいますし、執筆後にWordに変換することもできます。
とにかく本当に楽なので、Googleドキュメントを使ったことがない方、ライターとして初心者の方のために、私が普段使っているGoogleドキュメントの便利な機能5つをご紹介したいと思います。
Googleドキュメントの便利な機能5つ!
①書く内容が頭の中に大体ある時は、スマホで音声入力が楽！
Googleドキュメントにはスマホアプリがあります。 スマホに元々入っている場合もありますが、なければ App Store 、Google Play などで無料でダウンロードすることができます。
私は、調べ物などの必要がなく大体書くことが頭の中で決まっている時は、スマホで「音声入力」しています。音声入力と聞くと誤字脱字が増えそう!と思いがちですが、意外とそんなことないんです。今のスマホ音声入力はかなり正確です。きちんと発音すれば、PCでタイピングするよりもかなり早く打てますよ〜!
※Googleドキュメントの使用にはGoogleアカウントが必要です。一度PCでもスマホアプリでも同じアカウントでログインしてしまえば、ブラウザ版で書いた物がすぐにアプリ版にも反映されます。
②後で調べたいことや気になることがある時は、「コメント機能」を活用！
Googleドキュメントには、「コメント機能」があります。文章の中で好きな箇所を範囲指定し右クリックをすると、コメント機能が表れます。そして、気になることを何でもメモすることができます。
ライティングをしていると、どうしても調べ物をしないといけない時がありますよね。でも今は時間がないから後で詳しく調べたいという時や、良いアイデアが生まれたけれどすぐに文章化できない、という時などコメント機能でメモを残しておけば、それがそのままやるべきタスクとしてひと目で分かるんです。
ちなみに、コメントしたことが解決したらチェックマークをクリックするとコメントが消えるので、To do リストのように使うことができおすすめです。また、一度消したコメントは、そのドキュメントの履歴にずっと残っているので、もう一度見たい時はまた復元することができます。
③PCで書いたものをスマホのGoogleドキュメントアプリで見直し！
私は、PCなどで調べ物が必要なライティングの場合、一通り文章が形になったらスマホアプリの方でドキュメントを開いて、全体像を見るようにしています。今は、移動中などにスマホでWeb記事を閲覧する人が圧倒的に多いです。なので、スマホ画面で見た時に見づらい構成になっていないか、読みにくい文章になっていないか確認しています。
PC画面とずっとにらめっこしていると、段々頭が疲れてきて良い文章が書けなくなったりするのですが、一度スマホアプリで読んでみると、客観的に自分の文章を読むことができ、誤字脱字や言い回しが二重になっているところに気付いたり、全体像が把握できたりしてどこを重点的に直したら良いかなどの判断ができます。
④オフライン機能でネットがつながらない場所でもサクサク作業できる!
Googleドキュメントには、オフラインでも作業ができる機能があります。通常は、ブラウザかスマホアプリで開いてオンラインで作業すると思うのですが、ブラウザ版はファイルから「オフラインで使用可能にする」、アプリ版は右上の縦3点ボタンの中から「オフラインで使用可」を選択できます。
あらかじめそのように設定しておくと、出先でネット環境がない所でもオフラインで作業を続けることができます。ちなみに、作業して変更した部分は、オンラインになると自動的に上書き保存されるので安心です。
⑤ネット上に保存されるので PC 本体に保存しなくても OK
Googleドキュメントは、その性質上PC本体ではなくGoogleのサーバー上にファイルが保存されます。なので、もしPCが故障してもファイル自体が無くなることはないので、Wordファイルのようにバックアップの必要がありません。
※納品時にGoogleドキュメントからWordファイルへ変換したい場合
変換したいドキュメントを開き、ファイルから「ダウンロード」→「Microsoft Word(.docx)」を選択するだけで、Word形式でダウンロードされます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。まだまだ私も初心者レベルで、自分なりに早く執筆できる方法を模索した結果、Googleドキュメントの使用にたどり着きました。
もちろん、Wordでも問題なく執筆できると思いますが、私的にはスマホで手軽に音声入力できるのが本当に助けになりました。また、移動中も、自分の書いた物をスマホでチェックできるので、本当に便利です。
まだ執筆にGoogleドキュメントを使ったことがない、という人は、ぜひ一度使ってみてください。
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